Steuern sind für mich ein Schreckensthema. Zum einen müssen gefühlt unendlich viele Belege gesammelt und abgeheftet werden, zum anderen müssen diese Belege dann in verschiedenen Formularen eingegeben werden. Seit ein paar Jahren erledige ich meine Steuererklärung mit Hilfe eines Programms selbst. Heute möchte ich Euch erklären, wie ich die Belege zuvor verwalte.
#Steuer
Disclaimer
- Ich bin kein Steuerberater und dies stellt keine Steuerberatung dar. Ich biete auch keine Steuerberatungsdienstleistungen an- dies dürfen nur Steuerberater*innen. Wenn ihr steuerliche Fragen habt, meldet Euch bitte bei Steuerberater*innen.
- Ich bekomme von den Herstellern der genannten Programme keine Geschenke oder Zahlungen für meine Empfehlung.
- Die hier genannten Programme und Geräte sind Markenbezeichnung der jeweiligen Hersteller
Ich erzähle hier lediglich, wie ich unsere Belege sortiere und diese in das Steuerprogramm eingebe und auf welche Probleme ich bei den Programmen gestoßen bin. Dies kann für Euch passen- vielleicht auch, wenn die Belege am Ende doch zu einem Steuerbüro müssen. Es kann aber sein, dass dies nicht zu Eurem Ablauf passt.
Einführung
Bei uns besteht die Steuer aus mehreren „Teilen“. Einkünfte meiner Frau, meine Einkünfte, der Ferienwohnung und vielleicht hat man ja auch noch Kinder. Da sammeln sich jede Menge Belege an: von Toilettenpapier für Feriengäste, neue Bettbezüge für die Betten in der Ferienwohnung, eine neue Maus für mein Homeoffice oder Rechnungen vom Dachdecker, Schreiner,… und alles möchte an die passende Stelle eingetragen werden. Das sind bei uns pro Jahr zwischen 200-400 Belege.
Zunächst wollen die Belege erst einmal gesammelt werden. Seien es Einkaufszettel. Oder Rechnungen von Online-Bestellungen, die manuell heruntergeladen werden müssen oder automatisch per E-Mail zugestellt werden. Verschiedene Dateien aus verschiedenen Quellen.
Ich kann mich an Zeiten erinnern, wo ich für meine frühere Selbstständigkeit alle Belege fein säuberlich in Ordner abgeheftet habe. Für jeden Monat gab es einen Ordner und innerhalb des Ordners waren die Belege dann so abgeheftet wie diese auf dem Kontoauszug erscheinen. Für unseren jetzigen Anwendungsfall ist das nicht nur unpraktisch, sondern auch viel zu kompliziert.
Welche Software und Hardware ich verwende
Dominik, der Betreiber und Admin von nrw.social machte mich auf das Tool Paperless-ngx aufmerksam. Dies ist ein Open-Source Dokumentenmanagementsystem. Das heisst, hier können sehr gut eingescannte Belege verwaltet werden. Dieses lässt sich auf einem eigenen Server installieren. Es gibt die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zu importieren und mit Tags zu versehen. In der Kombination mit einer Texterkennung und unzähligen Filtermöglichkeiten ist dies ein sehr mächtiges Tool.
Für einen früheren Kunden bin ich auf ein günstiges HP-Kombigerät gestoßen, dass in Ordner und auch per Mail scannen kann- und das doppelseitig aus dem Vorlageneinzug. Es können Schnellwahltasten mit diesen Zielen belegt werden. Es werden automatisch PDF-Dateien erzeugt. Ich habe mit ein Nachfolgerät gekauft, HP Laserjet Pro MFP 4102dw.
Für die eigentliche Steuererklärung verwende ich WISO Steuer der Buhl GmbH in der Online-Variante, da ich keinen Mac und kein Windows habe. Dies läuft perfekt, besonders im Firefox.
Probleme und Herausforderungen
In den 2 Jahren, in denen ich jetzt Paperless ngx benutze, hat sich die Texterkennung wesentlich verbessert. Ich habe jetzt 2 Jahre parallel die Steuerbox von WISO Steuer verwendet und kann nur sagen, dass diese nicht ansatzweise die Funktionen bietet, die paperless ngx hat. Die Texterkennung ist grauenhaft (Hallo verknitterte Einkaufszettel)- scheinbar lernt die Texterkennung auch nicht hinzu. Rossmann-Kassenzettel werden z.B. immer als „Rossm@ann“ erkannt und können deshalb auch nicht innerhalb der Suche mit „Rossmann“ gesucht werden. Ich kann hier keine Sammelzuweisung und Sammelkorrektur von solchen Belegen vornehmen. Außerdem werden Beträge meist nicht erkannt und das Datum auf Kassenzetteln sowieso nicht. Das OCR ist auch nicht lernfähig, heisst, wenn ich mir die Mühe mache und einen Rossmann-Beleg manuell korrigiere, liegen die danach gescannten sowieso wieder mit „Rossm@ann“ drin. Häufig werden bei Rewe Kassenzetteln auch nicht „REWE“ erkannt, sondern der Besitzer des Rewe-Marktes. Und zu Guter letzt kann ich einen Kassenzettel, auf dem mehrere Dinge aufgeführt sind, die in unterscheidliche Formulare eingetragen werden, nicht mehrfach abhaken.
Ich möchte die Leistung der WISO-Programmierer*innen nicht schmälern, weil ich selbst weiss, wie kompliziert das unterfangen ist. Besonders, wenn das ganze auch noch datenschutzkonform sein soll und man nicht einfach die Daten an ChatGPT oder Claude schicken möchte. Aber die Nachteile der Steuerbox von WISO-Steuer sind die Vorteile von paperless ngx. Alle eben genannten Probleme gibt es dort nicht. Dafür aber am Anfang andere…
Zuerst habe ich automatisierte Stichwort („Tags“)-Erkennung von paperless-ngx zu frei definiert, und schwupps, schon hatte alle neuen Belege das Tag „Probleme mit Klimaanlage bei Renault ZoE“ und „Auto“. wie ich nachher herausfand, lag das an dem Wort „Auto“, was bei vielen Kassenzetteln unten drunter stand – für die „Automatisch generierte, eindeutige ID“. Das sind Anfängerfehler, die aber glücklichweise korrigiert werden können.
Probleme gibt es auch mit verschlüsselten PDF-Dateien (gibt es bei manchen Lohnabrechnungen), diese können nicht importiert werden. Ich „entschlüssele“ diese einfach, indem ich diese dann aus dem eigentlichen Programm als PDF-Datei „ausdrucke“- das gibt es ja schon seit mehr als 25 Jahren unter Linux. (Ja ich weiss, in neueren Windows-Versionen muss dieses nicht mehr kompliziert nachinstalliert werden.)
Durch die in paperless-ngx-integrierte OCR (Texterkennung)-Funktion stehen nachher trotzdem alle Inhalte volltextdurchsuchbar zu Verfügung.
Ich habe 3 benutzerdefinierte Felder erstellt:
- „Betrag“ – ich habe gedacht, dass ich diesen für eine Berechnung nutzen kann
- „Betrag vollständig abgerechnet“ – wenn dies in die Steuer eingetragen ist
- „Fahrt vollständig abgerechnet“ – wenn eine Fahrt notwendig ist und diese bereits mit der Steuer abgerechnet wurde
Apropos Belege: am einfachsten wäre es, wenn man pro Einkauf die gekauften Sachen einzeln abrechnet: „für die Ferienwohnung“, „für das gesamte Haus“, „für das Homeoffice“, „privat (nicht absetzbar)“. Aber ich möchte die Reaktion der Leute hinter mir im Rewe/Lidl/Aldi/Hit/Hagebaumarkt usw sehen, wenn ich 4x bezahle und dann meist nur einen einzelnen Artikel pro Einkauf. Also bleibt es meist bei einem Zettel, auf dem alles drauf ist. Am besten markiert man das – nicht mit einem Textmarker, das sieht man in Graustufen nicht! – sondern mit einem Pfeil und einem Buchstaben rechts oder links der jeweiligen Zeile.
Vollständiger Ablauf
Meine Familie bringt mir alle Belege oder scannt diese mit Hilfe der Schnellwahltasten selbst ein, nachdem markiert wurde, welche Teile der Rechnungen und Kassenzettel steuerlich relevant sind. Der Scanner speichert diese in einem speziellen Ordner auf meinem Server.
Ich lege auch alle weiteren PDF-Dateien in diesen Ordner- egal, ob diese per E-Mail, Download oder woher auch immer diese noch kommen können.
Im nächsten Schritt liest paperless-ngx alle Dateien aus diesem Ordner aus, führt die OCR-Erkennung aus und versieht dann die Dokumente mit den passenden Tags, Korrespondenten, legt diese in die passenden Ordner und versucht das Belegdatum auszulesen.
Dies kontrolliere ich in regelmäßigen Abständen und passe die Tag-Erkennung, das Belegdatum und andere Eigenschaften so an, dass die Filterung später funktioniert. Je öfter dies durchgeführt wird, umso weniger bekomme ich einen Zahlenkasper.
Sobald die Möglichkeit für eine neue Steuererklärung in WISO Steuer geschaffen wird, filtere ich mir eine Ansicht in paperless-ngx so:
- alles mit dem Tag „Steuer“
- alles mit Belegdatum von 01.01.-31.12. des Steuerjahres
- alles, was noch nicht als „Betrag abgerechnet“ abgehakt ist
Dann trage ich alles Stück für Stück an die entsprechenden Stellen in WISO Steuer ein.
Falls ihr euch gerade fragt, woher ich weiss, dass ein Beleg an mehreren Stellen eingetragen werden muss und wann dieser „komplett abgerechnet“ ist: Bei der Kontrolle der Tags vergebe ich nicht nur das Tag „Steuer“, sondern auch z.B. „FeWo“ oder „Haus“ oder „Homeoffice“. Da ich WISO-Steuer Fomular für Formular durchgehe, filtere ich zusätzlich die Belege nach diesen Tags. Ich gehe grundsätzlich dem Belegdatum sortiert durch die Liste und weiß ja, bis zu welchem Datum ich etwas eingegeben habe (oder schreibe es auf)- ist ein Beleg für alle „Formulare“ bei WISO Steuer erledigt, setze ich die Markierung für „Betrag ist komplett abgerechnet“- gleiches für Fahrten.
Das ist nicht perfekt, aber immerhin kann ich zwischendurch nach einem Abschnitt aufhören, ohne zu vergessen, wo ich bereits schon war und was bereits eingetragen wurde.
Hier noch die Links zu den entsprechenden Produkten:
- WISO-Steuer: https://www.steuer-web.de/start/
- Paperless-ngx: https://docs.paperless-ngx.com/
- HP Laserjet 4102dw: https://support.hp.com/de-de/product/troubleshooting/hp-laserjet-pro-mfp-4101-4104dw-fdn-fdw-printer-series/38347991
Ich hoffe, ich konnte Euch mit diesem Ablauf etwas helfen. Denkt bitte daran, dass ihr nur Belege angebt, die wirklich abgerechnet werden dürfen und denkt auch daran, bei Fragen dazu eine/n Steuerberater/in zu fragen!